Vagtplan til Excel

Vagtskema til Excel - vagtplanen som dækker de flestes behov

Excel-Vagtplan er et vagtskema som kan administrere op til 20 personers vagter en måned af gangen.
Ud over at tælle timer, kan vagtplanen holde styr på sygdom, Barn syg, Ferie, feriefri, orlov, betalt fri og kursus.

Skemaet indeholder et simpelt system til ressourceplanlægning. Det gøres ved at registrere hvor lagt tid en given opgave tager og angive antallet af opgaver pr. dag i måneden. På den måde vil vagtplanen give et estimat på hvor mange personer som skal vagtsættes for at nå de opsatte opgaver.

Hvis du deler vagtplanen online, skal du først læse vores betingelser for deling.

Arket indeholder makroer, og vil kun fungere optimalt, hvis makroer er slået til i din Excel
Se her hvordan du aktiverer makroer

Download her

Kort brugervejledning til vagtplanering i Excel:

Figur1 - Arket 'Vagtskema'

Skriv navnene på alle medarbejderne i det gule område på arket 'Vagtskema' (Figur1)

I feltet 'Startdato' (A4) skal du skrive datoen på den første mandag du ønsker i din vagtplan.

I feltet 'Opgave type' kan man skrive en forklarende tekst for hver opgavetype man har.

I feltet 'Minutter pr. opgave' skriver du hvor mange minutter en given opgave tager for en medarbejder af løse.

I de hvide felter øverst i vagtplanen under datoerne, skriver man hvor mange opgaver den specifikke dag har af en bestemt type.

Den grå kolonne 'Job kode' er lavet så man kan angive produktive og ikke produktive vagter, 'Prod' er en produktiv vagt, alt andet er ikke produktivt og tæller derfor ikke med i beregningen af over- eller underbemanding.
For Teamledere og andre ikke produktive medarbejdere, skal feltet være tomt.

Møde og slut tidspunkter er lavet så systemet laver det meste for dig, følgende regler gælder:

Tast 700 og systemet korrigerer til 07:00

Tast 745 for 07:45

Tast 1200 for 12:00

1201 for 12:01 osv.

Det gør det hurtigt for dig at lave en vagtplan.

Årsagskoder er vagtplanens måde at håndtere fravær på.
Tastes der 's' i mødetidspunktet, registreres det som en sygedag, 'bs' som barns først sygedag, 'o' for orlov osv.
Forklaring på disse fraværskoder og andre hjælpeting findes på arket 'Forklaring' (Figur2)

Figur2 - Arket 'Forklaring'

Har du brug for at fremhæve en bestemt vagt, dobbeltklikker du bare på mødetidspunktet, og vagten fremhæves med grøn baggrundsfarve.

Arket 'Totaler' (Figur3) vil forsyne dig med summering af timer, frokost, sygdom og andre fraværskoder.

Figur3 - Arket 'Totaler'

På denne oversigt kan du nemt danne dig et overblik over forbrugte timer, sygdom og andet fravær.
Du kan ydermere justere vagtplanens måde at beregne pauser på. Standard er at frokost først kan afholdes hvis vagten er længere end 4 timer, men du bestemmer!
Farverne på fravær er holdt i samme farver som på vagtskemaet, for større genkendelighed.